Datenschutzerklärung
Datenschutzerklärung über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Durchführung von Bewerbungsverfahren in der BESTSECRET Gruppe
(Stand 12.2024)
Mit den nachstehenden Informationen erhalten Sie einen Überblick über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Durchführung von Bewerbungsverfahren in der BESTSECRET Gruppe. Welche Daten wir von Ihnen verarbeiten und zu welchem Zweck dies erfolgt, ist von der Ausgestaltung des jeweiligen Bewerbungsverfahrens abhängig.
DATENVERARBEITUNG INNERHALB DER BEST SECRET GRUPPE
Allgemeines
Im Rahmen der Geschäftstätigkeit ist es unabdingbar, dass regelmäßig Daten auch zwischen den Niederlassungen und Geschäftsbetrieben ausgetauscht werden, um die konzernweite Zusammenarbeit zu fördern und zu ermöglichen. Aus diesem Grund beschränken sich zentrale Prozesse nicht nur auf den Bereich einer einzelnen Konzerngesellschaft, sondern erstrecken sich auch auf andere Konzerngesellschaften. Die Gesellschaften der BESTSECRET Gruppe arbeiten deshalb in vielen Bereichen zusammen und fungieren im datenschutzrechtlichen Sinn als sogenannte gemeinsam Verantwortliche. Hierzu wurde ein Vertrag zwischen den Gesellschaften geschlossen.
Informationen über den wesentlichen Inhalt des Vertrags bei gemeinsamer Verantwortlichkeit innerhalb der BESTSECRET Gruppe
Vor diesem Hintergrund haben die Mitgliedsunternehmen der BESTSECRET Gruppe einen Vertrag als gemeinsam Verantwortliche i.S.v. Art. 26 in Verbindung mit Art. 4 Nr. 7 DSGVO geschlossen, um die Sicherheit der Verarbeitung und die effektive Geltendmachung Ihrer Rechte zu gewährleisten.
Dieser Vertrag regelt insbesondere die folgenden Punkte:a) Gegenstand, Zweck, Mittel und Umfang sowie die Zuständigkeiten und Verantwortunghinsichtlich der Datenverarbeitungb) Informationen der Betroffenenc) Erfüllung der sonstigen Rechte der betroffenen Personend) Sicherheit der Verarbeitunge) Einschaltung von Auftragsverarbeiternf) Vorgehen bei Datenschutzverletzungeng) Sonstige gemeinsame und gegenseitige Pflichtenh) Zusammenarbeit mit Aufsichtsbehördeni) Haftung
Welche Ihrer personenbezogenen Daten werden im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von uns genutzt?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit diese zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich sind.
Dazu zählen folgende Datenkategorien:
- Bewerbungen mit persönlichen Daten, Kontaktdaten, Qualifikationsdaten, Tätigkeiten etc.
- Zeugnisse und Zertifikate mit Adressdaten, Leistungsdaten, Beurteilungsdaten etc.
- Öffentlich zugänglich gemachte berufsbezogene Daten, wie beispielsweise ein Profil bei beruflichen Social Media Netzwerken
Aus welchen Quellen stammen die Daten?
Wir verarbeiten Daten, die wir direkt von Ihnen oder aus öffentlich zugänglichen Medien erhalten.
FÜR WELCHE ZWECKE VERARBEITEN WIR IHRE DATEN UND AUF WELCHER RECHTSGRUNDLAGE?
a) Datenverarbeitung für Zwecke des Bewerbungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. § 26 Abs. 1 BDSG nach deutschem Recht)
Personenbezogene Daten von Bewerbern dürfen für Zwecke des Bewerbungsverfahrens verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses notwendig ist. Soweit es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns kommt, können wir die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, wenn dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.
Folgende Verarbeitungstätigkeiten sind zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich:
- Bewerbererfassung
- Überprüfung der Bewerbungsunterlagen durch die Personalabteilung und die Fachabteilung
- Kontaktaufnahme via E-Mail, Telefonanruf und/oder SMS
Zur Durchführung des Bewerbungsverhältnisses kann zudem ein Austausch der o.g. Daten innerhalb der BESTSECRET Unternehmensgruppe zwingend erforderlich sein. Dies gilt insbesondere zur optimalen Durchführung des Bewerbungsverfahrens sowie Rekrutierung und Vergabe von Stellen im Konzern.
b) Aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs.1 a DSGVO bzw. § 26 Abs. 2 BDSG nach deutschem Recht)
Folgende Einwilligungen können Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erteilen:
- Speicherung der Bewerbungsunterlagen zur Berücksichtigung in einem späteren Bewerbungsverfahren in der Unternehmensgruppe (Bewerber-Pool)
Wenn Sie eine solche Einwilligung in die Erhebung, Verarbeitung oder Übermittlung von bestimmten personenbezogenen Daten für die etwaige Verwendung in späteren Bewerbungsverfahren erklärt haben, dann bildet diese Einwilligung die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten in dem für die Erreichung des Zwecks erforderlichen Umfang.
Sie können Ihre Einwilligungserklärung jederzeit widerrufen. Dies gilt auch für die Einwilligungen, die uns gegenüber vor dem 25.5.2018 erteilt wurden. Ein erklärter Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zur Widerrufserklärung erfolgten Verarbeitung.
WER BEKOMMT MEINE DATEN?
Zur Durchführung des Bewerbungsprozesses und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erhalten verschiedene öffentliche oder interne Stellen sowie externe Dienstleister Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten.
a) In der BESTSECRET Unternehmensgruppe:
Folgende Gesellschaften der BESTSECRET Unternehmensgruppe können aufgrund von internen Verwaltungszwecken Zugriff auf Ihre Daten haben:
-Best Secret Group SEMargaretha-Ley-Ring 2785609 AschheimHolding Funktionen (z.B. Rechtsabteilung), Unternehmensleitung
-Best Secret GmbHMargaretha-Ley-Ring 2785609 AschheimDeutschlandPersonalabteilung, Fachabteilung der jeweils zu besetzenden Stelle, Unternehmensleitung
-Best Secret Logistik GmbHParsdorfer Str. 1385586 PoingDeutschlandFachabteilung der jeweils zu besetzenden Stelle, Mitarbeiter für Personalangelegenheiten, Unternehmensleitung
-Best Secret Retail Wien GmbHBerggasse 161090 WienÖsterreichFachabteilung der jeweils zu besetzenden Stelle, Mitarbeiter für Personalangelegenheiten, Unternehmensleitung
-Best Secret Hellas S.M. S.A.131 Dodonis45221 IoanninaGriechenlandFachabteilung der jeweils zu besetzenden Stelle, Mitarbeiter für Personalangelegenheiten, Unternehmensleitung
-Best Secret Poland Sp. z.o.o.ul. Stefana Banacha 266-100 K KrężołyPolenFachabteilung der jeweils zu besetzenden Stelle, Mitarbeiter für Personalangelegenheiten, Unternehmensleitung
-Best Secret s.r.l. a socio unicoVia Generale Gustavo Fara 2620104 MilanoItalienFachabteilung der jeweils zu besetzenden Stelle, Mitarbeiter für Personalangelegenheiten, Unternehmensleitung
Sollten Sie Ihre Einwilligung zur Speicherung der Bewerbungsunterlagen zur Berücksichtigung in späteren Bewerbungsverfahren erteilen, dann können Ihre Daten innerhalb der BESTSECRET Unternehmensgruppe ebenfalls weitergegeben werden.
b) Externe Dienstleister:
- Anbieter von einem online basierten Bewerbermanagement-System
- IT-Dienstleister (z.B. Wartungsdienstleister, Hostingdienstleister)
- Dienstleister für Akten- und Datenvernichtung
- Personalvermittler
Sollten Sie weitere Fragen zu den einzelnen Empfängern haben, kontaktieren Sie uns unter: TalentAcquisition@bestsecret.com.
Werden meine Daten an Länder außerhalb der Europäischen Union (sog. Drittländer) übermittelt?
Nein, die Verarbeitung durch BESTSECRET findet ausschließlich in der EU bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR).
Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange wie dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande kommt, können wir darüber hinaus noch Daten weiter speichern, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Regelmäßig werden Ihre Daten innerhalb von 6 Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht.
Soweit ein Beschäftigungsverhältnis nicht zustande kommt, Sie uns aber für die weitere Speicherung Ihrer Daten Ihr Einverständnis erteilt haben, speichern wir Ihre Daten bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung, höchstens jedoch für 6 Monate. Sollten Sie sich in diesem Zeitraum nicht erneut im Bewerberportal anmelden, behalten uns vor, Sie vor Ablauf der 6 Monate zu kontaktieren, um Sie über die Löschung informieren zu können. Durch Ihr erneutes Anmelden verlängert sich der Zeitraum erneut. Bei konkretem Anlass können wir Ihrer Daten auch zum Zwecke der Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche für einen längeren Zeitraum speichern.
Habe ich eine Pflicht zur Bereitstellung meiner personenbezogenen Daten?
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben noch sind Sie verpflichtet, personenbezogener Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für die Durchführung des Bewerberverfahrens erforderlich, d.h. soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten für eine Bewerbung bereitstellen, werden wir das Bewerbungsverfahren nicht durchführen können.
Findet eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling statt?
Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling statt.
Allgemeine Datenerhebung bei Aufruf unserer Jobseite
Bei der bloß informatorischen Nutzung der Jobseite, also wenn Sie sich nicht registrieren oder uns anderweitig Informationen übermitteln, erheben wir nur die personenbezogenen Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Diese Daten sind für uns technisch erforderlich, um Ihnen unsere Website anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten (Rechtsgrundlage ist die Zurverfügungstellung unseres Dienstes gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).
Aus technischen Gründen werden diese standardmäßig als sogenannte Logfiles (Protokolldateien) gespeichert.
Bewerbungen über unser Karriereprotal
Über das Karriereportal unserer Website können Sie sich bei uns auf freie Stellen bewerben.
Im Betrieb unseres Karriereportals setzen wir ein Bewerbermanagementtool – SAP SuccessFactors.
Für den Einsatz von SAP SuccessFactors haben wir mit SAP einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen.
Wenn Sie bei Interesse also eine unserer Stellenanzeigen öffnen, werden Sie automatisch auf unsere SuccessFactors-Website weitergeleitet.
Registrierung
Wenn Sie sich über unser Karriereportal bewerben möchten, ist zunächst eine Registrierung (Benutzerkonto) notwendig. Notwendig anzugebende personenbezogene Daten sind dabei im jeweiligen Anmeldeformular als Pflichtfeld gekennzeichnet, darüberhinausgehende Angaben sind freiwillig.
Ihre Online-Bewerbung über unser Karriereportal wird dort über eine verschlüsselte Verbindung direkt an SuccessFactors übergeben und somit an die Personalabteilung weitergeleitet und selbstverständlich vertraulich behandelt. Bitte beachten Sie, dass unverschlüsselt übersandte E-Mails in vielen Fällen nicht zugriffsgeschützt übermittelt werden. Im Falle einer postalischen Bewerbung kann die Erfassung und Eingabe der Daten in das Tool durch die Personalabteilung erfolgen.
Cookies & andere Tracking-Technologien
Unsere Jobseite verwendet Tracking-Technologien wie z.B. Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers gespeichert werden. Ruft ein Nutzer eine Website auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem des Nutzers gespeichert werden. Dieses Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht.
Weitere Einzelheiten zu den einzelnen Cookies finden Sie in unserem Cookie-Banner.
Welche Rechte habe ich im Zusammenhang mit der Verarbeitung meiner Daten?
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Art. 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG nach deutschem Recht bzw. §§ 44 und 45 DSG 2018 nach österreichischem Recht.
Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG nach deutschem Recht bzw. § 7 DSG 2018 nach österreichischem Recht).
Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der Datenschutzgrundverordnung, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
Welches Recht habe ich im Falle einer Datenverarbeitung aufgrund eines berechtigten oder öffentlichen Interesses?
Sie haben gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) oder aufgrund Artikel 6 Abs.1 Buchstabe f DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses) erfolgt, Widerspruch einzulegen, dies gilt auch für ein auf diese Vorschrift gestütztes Profiling.
Im Falle Ihres Widerspruchs verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Wer ist Verantwortlicher?
Verantwortlicher ist die BESTSECRET Gruppe (wie oben aufgeführt) gemeinsam. Ihre Rechte können Sie entweder gegenüber folgendem Verantwortlichen geltend machen oder direkt bei der Konzerngesellschaft, bei der Sie sich beworben haben, sofern diese abweicht:
Best Secret GmbHMargaretha-Ley-Ring 2785609 Aschheim
Wie erreiche ich den Datenschutzbeauftragten?
Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten bei folgendem Verantwortlichen oder bei der jeweiligen Konzerngesellschaft, bei der Sie sich beworben haben, sofern diese abweicht:
DatenschutzbeauftragterBest Secret GmbHMargaretha-Ley-Ring 2785609 AschheimE-Mail: datenschutz@bestsecret.com